Öffentlich-rechtlicher Vertrag über die Zusammenarbeit der Vergabestellen

§ 1 Grundsätze der Vertretungsregelung

(1)    Die Stadt erfüllt auch aufgrund einer öffentlich‐rechtlichen Vereinbarung die Verwaltungsaufgaben für den Schulverband Glückstadt. Die Vergabestelle der Stadt führt  damit auch die Vergaben des Schulverbandes Glückstadt durch. Alle nachfolgenden Regelungen für die Stadt gelten analog für die Vergaben des Schulverbandes.

(2)    Verantwortlich in Abwesenheit der Vergabestelle Glückstadt ist der jeweilige Projektleiter der Stadt. Eine Vertretung erfolgt nur auf Veranlassung und in Absprache mit dem Projektleiter. Die Vertretung beschränkt sich auf die Hilfestellung bei der Handhabung der vergaberechtlichen Verfahren und die Bedienung der Plattform für die E‐Vergabe. Sie umfasst nicht inhaltliche Vorgaben zu einzelnen Verfahren.

§ 2 Vertretung bei geplanter und ungeplanter Abwesenheit

(1)   Geplante Abwesenheit
Eine Vertretung durch die ZVS erfolgt für

1. inhaltlich geplante und zeitlich abgestimmte Aktivitäten laufender Vergabeverfahren
2. unvorhergesehene Tätigkeiten, wie zum Beispiel Hilfestellung bei Bieterinformation und Kommunikation, ggf. Beantwortung von vergaberechtliche Fragen der Projektleiter

(2)   Ungeplante Abwesenheit
Eine Vertretung durch die ZVS erfolgt nur für unaufschiebbare Tätigkeiten bedingt durch

1. Fristen eines laufenden Verfahrens, wie z.B. zwingende Gründe für die Veröffentlichung einer Ausschreibung;
2. unvorhergesehene Tätigkeiten, wie zum Beispiel Hilfestellung bei Bieterinformation und Kommunikation, ggf. Beantwortung von vergaberechtlichen Fragen der Projektleiter.

(3)   Voraussetzung für eine Vertretung ist

1. die fortwährende Unterrichtung über die laufenden, anstehenden sowie geplanten Vergabeverfahren;
2. die Einbindung der ZVS als Benutzer auf der Vergabeplattform;
3. die Abstimmung von geplanten Abwesenheiten;
4. die Tätigkeiten sind aus sachlichen oder terminlichen Gründen unaufschiebbar;
5. die Vertretungsleistung erfolgt in der Regel in der Zeit von 9:00 Uhr bis 12:00 Uhr;
6. die Reaktionszeit beträgt i.d.R. 24 Stunden;
7. die Vertretung erfolgt in der Regel per E‐Mail, telefonisch oder elektronisch. Eine Anwesenheit in Glückstadt ist nur in Ausnahmefällen (z.B. Submission) erforderlich. Die Entscheidung, ob das Submissionsteam des AZV eingebunden wird, obliegt dem Projektleiter;
8. es liegt ein Ablaufplan im Vertretungsfall für den Projektleiter vor, welcher laufend aktualisiert wird und der ZVS bekanntgegeben wird;
9. es liegt eine Prozessbeschreibung (Dienstanweisung) inklusive der notwendigen Formblätter vor, welche laufend aktualisiert und der ZVS bekanntgegeben wird.

§ 3 Unterstützungsleistung aus Gründen der Quantität und Komplexität der anstehenden Vergaben

Gegenseitig unterstützen sich die VG und die ZVS, wenn dies aus Gründen der Menge, des Umfanges oder der komplexen Struktur der Vergaben notwendig ist. Ein regelmäßiger Erfahrungsaustausch wird angestrebt.

§ 4 Informationsaustausch

(1)   Bis spätestens zum 31.01. des jeweiligen Jahres ist die Urlaubsplanung für das laufende Kalenderjahr abzustimmen.

(2)   Geplante Abwesenheiten, wie Zeitausgleich, Seminare und ähnliches, sind unmittelbar nach Bekanntwerden von der Stadt an die ZVS mitzuteilen.

(3)   Die Zeitpläne und der Stand der laufenden Vergaben sind stets zu aktualisieren und jeweils monatlich und / oder unmittelbar vor einer geplanten Abwesenheit der ZVS mitzuteilen

§ 5 Kostenerstattung

Die Kostenerstattung erfolgt nach Zeitaufwand. Erstattet wird der Zeitaufwand für die Vertretung nach § 2 für telefonische oder per Mail erteilte Auskünfte sowie  Vorbereitung und Durchführung der Vertretung auf elektronischem Wege inkl. Abstimmungen mit dem Projektleiter. Soweit tatsächliche Reisekosten und Sachkosten (§ 2 Absatz 3g) anfallen, werden diese angemessen analog der DV Reisekosten der Stadt bzw. dem Bundesreiskostengesetz vergütet. Die Höhe der Kostenerstattung bemisst sich nach dem jeweiligen gültigen Erlass (IV 164 – 133.12.1) des Ministeriums für Inneres und Bundesangelegenheiten über die Gebührenbemessung nach dem jeweils tatsächlich geleisteten Zeitaufwand.

§ 6 Geheimhaltung und Datenschutz

(1)   Der Geheimhaltungspflicht unterliegen Informationen hinsichtlich der Teilnehmer, Bieter und Angebotsinhalte aus den Vergabeverfahren insbesondere gemäß §§ 5, 17, 18, 19, 41 VgV, §§ 3, 39, 40 UVgO, §§ 12 a, 14 VOB/A.

(2)   AZV und Stadt verpflichten sich und ihre betroffenen Mitarbeiter*innen, die gegenseitig mitgeteilten Informationen und Unterlagen streng geheim zu halten und alle erforderlichen Maßnahmen zu treffen, um zu verhindern, dass sie Dritten zugänglich werden.

(3)   Der AZV und die Stadt verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der in diesem Vertrag getroffenen Vereinbarungen und bietet hinreichende Garantien, dass geeignete technische und organisatorische Maßnahmen so durchgeführt werden, dass die Verarbeitung im Einklang mit den Anforderungen der DSGVO und des LDSG erfolgt und den Schutz der Rechte der betroffenen Personen gewährleistet.

(4)   Im Unterstützungsfall verwendet die Stadt bzw. der AZV die zur Datenverarbeitung überlassenen Daten für keine anderen, insbesondere nicht für eigene Zwecke. Kopien oder Duplikate werden ohne Wissen der Stadt (oder im anderen Fall des AZVs)  nicht erstellt; mit Zustimmung der Stadt (oder im anderen Fall des AZV) erstellte Kopien und Duplikate werden nur für Zwecke des AZVs (oder im anderen Fall für Zwecke der Stadt) verwendet.

§ 7 Laufzeit und Kündigung

(1)   Die öffentlich‐rechtliche Vereinbarung wird für die Laufzeit von einem Jahr ab Vertragsunterzeichnung abgeschlossen. Sie kann von jeder Vertragspartei unter Einhaltung einer dreimonatigen Kündigungsfrist zum Ende des Vereinbarungszeitraumes schriftlich gekündigt werden.

(2)   Diese Vereinbarung wird zweifach ausgefertigt. Je ein unterschriebenes Exemplar erhalten die Stadt und der AZV.

(3)   Erfolgt keine Kündigung, verlängert sich die Vereinbarung jeweils stillschweigend um ein weiteres Jahr.

(4)   Die Regelungen des  § 127 LVwG SH bleiben unberührt.

§ 8 Schriftformerfordernis

(1)  Jegliche Nebenabreden, Änderungen oder Ergänzungen dieser Vereinbarung bedürfen der Schriftform. Dies gilt auch für die Aufhebung dieses Schriftformerfordernisses.

(2)  Mündliche Nebenabreden zu diesem Vertrag bestehen nicht.

§ 9 Haftung

Die Gesamtverantwortung verbleibt bei der Stadt bzw. bei dem jeweiligen verantwortlichen Auftraggeber der Leistung. Der AZV bzw. die unterstützende Stelle haftet insbesondere nicht für sein Unvermögen, wenn die Ursache ihre Grundlage in einer einfach fahrlässigen Verletzung der Informationspflichten aus § 4 oder durch Krankheit oder sonstigen Ausfalls des Personals, Störungen der Anlage, des Gebäudes oder der Technik, oder höhere Gewalt hat. Dies gilt gleichermaßen bei Vertretungsleistungen durch den AZV bei der Stadt und umgekehrt.

§ 10 Salvatorische Klausel

(1)  Sollten einzelne Bestimmungen dieser Vereinbarung ganz oder teilweise unwirksam oder nichtig sein oder infolge einer Gesetzesänderung oder durch höchstrichterliche Rechtsprechung oder auf andere Weise ganz oder teilweise unwirksam oder nichtig sein, so sind sich die Vertragsparteien darüber einig, dass der Vertrag im Übrigen unberührt und gültig bleibt.

(2)  Die Vertragsparteien verpflichten sich für diesen Fall, unter Berücksichtigung der beidseitigen Interessenlage anstelle der unwirksamen oder nichtigen Bestimmung eine wirksame Bestimmung zu vereinbaren, die der gewollten Bestimmung der Parteien im Zeitpunkt der Vertragsschlusses in Sinn und Zweck möglichst nahe kommt. 

§ 11 In-Kraft-Treten

Diese Vereinbarung tritt am 01.02.2020 in Kraft.


Glückstadt, den 07.01.2020

Gez. Manja Biel

Stadt Glückstadt
Manja Biel


Hetlingen, den 13.01.2020

gez. Christine Mesek

Abwasser-Zweckverband Südholstein
Christine Mesek


Veröffentlicht in der Holsteiner Allgemeine am 29.01.2020.